PPWR und Chemikalien
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PPWR-Dokumentation: Technische Dokumentation, Konformitätsbewertung und Konformitätserklärung
Die neuen Dokumentationspflichten im Rahmen der PPWR (Verordnung (EU) 2025/40) müssen bis zum 12.08.2026 umgesetzt werden und gehören damit zu den ersten Maßnahmen, die Unternehmen angehen müssen.
Erzeuger müssen nachweisen, dass ihre Verpackungen die Anforderungen der PPWR erfüllen. In bestimmten Fällen können diese Pflichten auf Importeure und Vertreiber übergehen. Ohne entsprechende Dokumentation wird das Inverkehrbringen vieler Verpackungen bald nicht mehr möglich sein.
Erfahren Sie hier, ob Ihr Unternehmen betroffen ist und was Sie jetzt tun sollten.
Warum spielt Dokumentation eine wichtige Rolle?
Die PPWR verfolgt einen produktbezogenen Konformitätsansatz, wie er bereits aus anderen europäischen Rechtsvorschriften bekannt ist.
Das bedeutet:
- Verpackungen müssen die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.
- Die Einhaltung muss dokumentiert und nachgewiesen werden.
- Behörden können diese Nachweise jederzeit anfordern.
- Die Verantwortung liegt beim jeweiligen Wirtschaftsakteur, insbesondere beim Erzeuger.
Eine vollständige Dokumentation wird damit zu einem zentralen Bestandteil des Verpackungsmanagements. Sie ist außerdem die Grundlage für weitere PPWR-Maßnahmen.
Betroffene Akteure und deren Pflichten
Die Dokumentationspflichten der PPWR betreffen grundsätzlich alle Wirtschaftsakteure, die Verpackungen oder verpackte Produkte in der Europäischen Union in Verkehr bringen oder bereitstellen. Je nach Rolle ergeben sich unterschiedliche Verantwortlichkeiten.
Erzeuger (manufacturer) tragen die Hauptverantwortung. Sie müssen für die Verpackung die Konformitätsbewertung durchführen, eine technische Dokumentation erstellen und eine EU-Konformitätserklärung ausstellen. Zusätzlich müssen Erzeuger die Einhaltung aller aktuell geltenden PPWR-Anforderungen sicherstellen und die erforderlichen Unterlagen aufbewahren.
Bevollmächtigte (authorised representative) können von Erzeugern schriftlich beauftragt werden und bestimmte Aufgaben übernehmen. Dazu zählt z. B. die Aufbewahrung der EU-Konformitätserklärung und der technischen Dokumentation für die Marktüberwachungsbehörden. Die Erstellung der technischen Dokumentation und die Gesamtverantwortung für die Konformität verbleibt jedoch beim Erzeuger (Artikel 16 der Verordnung (EU) 2025/40).
Importeure (importer) müssen beim Import von Verpackungen aus Drittstaaten in die EU sicherstellen, dass der Erzeuger die erforderlichen Unterlagen erstellt hat, eine EU-Konformitätserklärung vorliegt, die Verpackung ordnungsgemäß gekennzeichnet ist und keine offensichtlich nicht konformen Verpackungen in Verkehr gebracht werden.
Vertreiber (distributor) unterliegen Sorgfaltspflichten und dürfen keine Verpackungen bereitstellen, bei denen sie wissen oder annehmen müssen, dass diese nicht den Anforderungen der PPWR entsprechen.
Fulfilment-Dienstleister (fulfilment service provider) übernehmen unter bestimmten Voraussetzungen eigene Verantwortlichkeiten, wenn kein anderer verantwortlicher Wirtschaftsakteur innerhalb der EU vorhanden ist.
Zentrale Rolle des Lieferanten bei der Dokumentation
Alle Informationen sowie Nachweise über die Verpackungen und Verpackungsmaterialien stammen künftig aus der Lieferkette und der Erzeuger ist auf die korrekte Bereitstellung dieser Daten angewiesen. Ein professionelles Lieferantenmanagement wird daher zu einem wesentlichen Bestandteil der PPWR-Compliance. Wichtige Dokumente liefern beispielsweise Rohstofflieferanten, Verpackungshersteller, Druckereien, Recyclingunternehmen und Zertifizierungsstellen.
Bestandteile der PPWR-Dokumentation
Hinweis: Da zahlreiche Detailanforderungen noch durch delegierte Rechtsakte und harmonisierte Normen konkretisiert werden, empfiehlt sich ein kontinuierliches Monitoring der regulatorischen Entwicklungen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, schafft die Grundlage für eine rechtskonforme und zukunftssichere Verpackungsstrategie.
Technische Dokumentation
Die technische Dokumentation ist das Kernelement der Konformitätserklärung und dient als Nachweis, dass eine Verpackung aktuell geltende gesetzlichen Anforderungen erfüllt (Anhang VII der Verordnung (EU) 2025/40). Sie muss aktuell gehalten und den Marktüberwachungsbehörden auf Verlangen innerhalb von 10 Tagen zur Verfügung gestellt werden.
Zur technischen Dokumentation gehören:
- Grundlegende Inhalte: Beschreibung der Verpackung, inklusive Verwendungszweck und Einsatzbereich, Materialzusammensetzung, Stücklisten, Zeichnungen, Produktspezifikationen, Materialdatenblätter, Prüfergebnisse und Nachweise zur Einhaltung der PPWR-Anforderungen
- Nachweise über Stoffbeschränkungen inklusive Materialdeklarationen, Lieferantenerklärungen, Prüfberichte, Laboranalysen und Konformitätserklärungen
- Verpackungsminimierung nachweisen durch Dokumentation, dass: Verpackungen nicht überdimensioniert sind, Leerraum vermieden wird, Material effizient eingesetzt wird und Konstruktionen optimiert wurden (Anforderungen treten gestaffelt in Kraft)
Konformitätsbewertung
Vor dem Inverkehrbringen muss eine Konformitätsbewertung nach Artikel 38 in Verbindung mit Anhang VII der Verordnung (EU) 2025/40 durchgeführt werden (Stichwort: interne Fertigungskontrolle, Modul A). Sie ist der systematische Nachweis, dass eine Verpackung alle auf sie anwendbaren Anforderungen der Verordnung erfüllt. Sie bildet die Grundlage für die PPWR-Konformitätserklärung und muss durch die technische Dokumentation belegt werden.
Dabei wird geprüft, ob die Anforderungen erfüllt werden, beispielsweise hinsichtlich: Verpackungsminimierung, Stoffbeschränkungen, Recyclingfähigkeit, Rezyklatanteil, Kennzeichnung und Wiederverwendbarkeit (sofern relevant).
PPWR-Konformitätserklärung (Declaration of Conformity, DoC)
Für jede betroffene Verpackung muss künftig eine EU-Konformitätserklärung nach Artikel 39 der Verordnung (EU) 2025/40 erstellt werden (Muster in Anhang VIII). Mit dieser bestätigt der Erzeuger rechtsverbindlich, dass die Verpackung allen anwendbaren Anforderungen der PPWR entspricht.
Sie enthält z. B. Angaben zur Identifikation der Verpackung, zum Erzeuger, die Erklärung der Konformität mit der PPWR, angewandte harmonisierte Normen oder technische Spezifikationen, Datum und Unterschrift.
Weitere Nachweise, die zukünftig besonders wichtig werden
- Bestätigung über die Einhaltung von Grenzwerten besorgniserregender Substanzen (ab 12.08.2026): Grenzwerte zu Schwermetallen und PFAS müssen eingehalten und dokumentiert werden.
- Kennzeichnung dokumentieren (ab 12.08.2028): betrifft Materialkennzeichnungen, Recyclinghinweise, Mehrwegkennzeichnungen, digitale Kennzeichnungen und Layout- und Druckfreigaben.
- Nachweis des Rezyklatanteils (ab 2030): Lieferantenerklärungen, Zertifikate, Materialherkunft, Berechnung des Rezyklatanteils und verwendete Bilanzierungsmethoden
- Für Design for Recycling (ab 2030): verwendete Materialien, Materialkombinationen, Etiketten, Klebstoffe, Druckfarben, Additive, Barrieren, Verschlüsse und Trennbarkeit einzelner Komponenten. Diese Angaben bilden die Grundlage für die spätere Bewertung der Recyclingfähigkeit.
- Für Recycled at Scale (ab 2035): Materialströme, Recyclingwege, verfügbare Sortiertechnologien, Recyclingverfahren und branchenspezifische Nachweise.
Auch wenn die Pflichten hierzu erst später in Kraft treten, sollte frühzeitig mit der Dokumentation begonnen werden, auch um Schwachstellen aufzudecken. Interzero berät Sie hierzu gerne!
Digitale Dokumentation wird zum Erfolgsfaktor
Da die Anzahl der erforderlichen Nachweise deutlich zunimmt, setzen viele Unternehmen künftig auf digitale Dokumentationssysteme. Sie erleichtern die Zusammenarbeit entlang der Lieferkette und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf alle relevanten Nachweise.
Check for Recycling, das Packaging Compliance Tool von Interzero, unterstützt genau dabei. Von der Bemessung der Recyclingfähigkieit über die Konformitätsbewertung bis zur Konformitätserklärung, können Sie mit unserem smarten Web-App den PPWR-Anforderungen nachkommen und auf das Expertenwissen unserer Verpackungsspezialisten zurückgreifen.
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Checkliste: Welche Dokumente sollten Unternehmen jetzt vorbereiten?
Eine vollständige PPWR-Dokumentation umfasst:
- Technische Dokumentation
- EU-Konformitätserklärung
- Lieferantenerklärungen
- Prüfnachweise für Stoffe in Verpackungen
- Änderungs- und Versionsdokumentation
In den nächsten Jahren werden relevant:
- Materialdatenblätter
- Design-for-Recycling-Nachweise
- Nachweise zum Rezyklatanteil
- Kennzeichnungsunterlagen
- Verpackungsspezifikationen
Ihr Weg
zur PPWR-Beratung
Elena Ehmann
Beratungsexpertin
Tobias Gerwin
Beratungsexperte
FAQ zur PPWR-Dokumentation und -Bewertung
- Muss jede Verpackung eine EU-Konformitätserklärung erhalten?
Ja, für alle Verpackungen, die in den Anwendungsbereich der PPWR fallen, muss der Erzeuger eine EU-Konformitätserklärung ausstellen.
- Muss jede einzelne Verpackung dokumentiert werden?
Nicht zwingend muss jede einzelne Größe als eigenes Dokument dokumentiert werden. In manchen Fällen ist eine Bündelung möglich, wenn die eindeutige Identifikation möglich und die Konformität immer gegeben ist. Dies ist immer individuell zu prüfen.
- Müssen auch Verpackungskomponenten dokumentiert werden?
Ja, Verschlüsse, Etiketten, Klebstoffe, Barrierebeschichtungen oder andere Komponenten können die Recyclingfähigkeit einer Verpackung beeinflussen. Deshalb müssen auch diese Bestandteile in der technischen Dokumentation berücksichtigt werden.
- Müssen bestehende Verpackungen ebenfalls dokumentiert werden?
Ja, werden Verpackungen nach dem 12.08.2026 erstmals auf dem Markt bereitgestellt und unterliegen den PPWR-Anforderungen, muss ihre Konformität nachgewiesen werden, unabhängig davon, wann sie entwickelt wurden.
- Was passiert bei Änderungen an einer Verpackung?
Änderungen an Material, Aufbau oder Komponenten sollten daraufhin geprüft werden, ob sie Auswirkungen auf die Konformität haben. Gegebenenfalls müssen die technische Dokumentation, die Konformitätsbewertung und die EU-Konformitätserklärung aktualisiert werden.
- Wer unterschreibt die EU-Konformitätserklärung?
Die EU-Konformitätserklärung wird vom Erzeuger oder einer hierzu bevollmächtigten Person des Unternehmens unterzeichnet. Mit der Unterschrift übernimmt der Erzeuger die Verantwortung für die Konformität der Verpackung.
- Gibt die PPWR ein festes Format für die technische Dokumentation vor?
Nein, die PPWR schreibt kein bestimmtes Dokumentenformat vor. Unternehmen können die Dokumentation beispielsweise als digitales Produktdossier, innerhalb eines Qualitätsmanagementsystems oder in einer Dokumentenmanagementsoftware führen. Entscheidend ist, dass die Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und aktuell sind.
- Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Die technische Dokumentation und die EU-Konformitätserklärung müssen grundsätzlich mindestens fünf Jahre bei Einwegverpackungen und zehn Jahre bei wiederverwendbaren Verpackungen nach dem Inverkehrbringen aufbewahrt und den zuständigen Behörden auf Verlangen innerhalb von 10 Tagen bereitgestellt werden. Unternehmen sollten zusätzlich prüfen, ob sich aus anderen Rechtsvorschriften längere Aufbewahrungspflichten ergeben.
- Welche Folgen drohen bei einer fehlenden Dokumentation?
Fehlt die erforderliche Dokumentation oder kann die Konformität einer Verpackung nicht nachgewiesen werden, können Marktüberwachungsbehörden Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören beispielsweise die Aufforderung zur Nachbesserung, Vertriebsbeschränkungen oder in schwerwiegenden Fällen das Verbot, die Verpackung auf dem EU-Markt bereitzustellen.
- Müssen Unternehmen bereits ab 2026 eine Bewertung der Recyclingfähigkeit dokumentieren?
Der Nachweis der Recyclingfähigkeit wird mit der Veröffentlichung der Bewertungsmethode durch die Kommission erforderlich.
- Braucht Design for Recycling ein eigenes Dokument?
Nein, Design for Recycling ist kein separates Dokument, sondern eine gesetzliche Anforderung, deren Erfüllung innerhalb der technischen Dokumentation nachgewiesen werden muss. Die Bewertung fließt in die Konformitätsbewertung der Verpackung ein.
- Welche Vorteile bietet eine frühzeitige Dokumentations-Vorbereitung?
Unternehmen, die ihre Dokumentationsprozesse bereits heute aufbauen, können neue Anforderungen schrittweise integrieren. Das reduziert den Umstellungsaufwand, verbessert die Zusammenarbeit mit Lieferanten und minimiert das Risiko, dass Verpackungen aufgrund fehlender Nachweise nicht mehr in Verkehr gebracht werden dürfen.
- Welche Rolle spielen harmonisierte Normen?
Harmonisierte europäische Normen werden künftig dabei helfen, die Anforderungen der PPWR einheitlich umzusetzen. Wendet ein Unternehmen diese Normen an, kann dies die Konformitätsbewertung erleichtern. Da viele Normen derzeit noch erarbeitet werden, werden Übergangsregelungen und technische Spezifikationen eine wichtige Rolle spielen.
- Welche Bedeutung haben delegierte Rechtsakte?
Die PPWR legt den rechtlichen Rahmen fest. Viele technische Details werden erst durch delegierte Rechtsakte und Durchführungsrechtsakte konkretisiert. Unternehmen sollten diese Entwicklungen regelmäßig verfolgen und ihre Dokumentation entsprechend aktualisieren.
